Cara nulis tugas biar nggak salah paham

Ada satu jenis kejadian yang bikin capek luar biasa: seseorang ngerjain sesuatu dengan sungguh-sungguh, hasilnya diserahkan, dan ternyata bukan itu yang dimaksud.

Dua-duanya kesal. Yang minta ngerasa udah jelas. Yang ngerjain ngerasa udah ngikutin. Dan biasanya dua-duanya bener — yang salah kalimat tugasnya.

Tiga penyakit yang paling umum

1. Kata kerja yang nggak punya ujung. "Cek data penjualan." Cek sampai mana? Selesainya kapan? "Cek", "review", "pantau", "urus" — semua kata ini nggak punya garis akhir, jadi orang berhenti di tempat yang beda-beda.

2. Kata sifat tanpa ukuran. "Bikin desainnya lebih fresh." "Rapiin dikit." "Bikin cepetan." Kata-kata ini artinya tergantung kepala siapa yang baca. Kamu bayangin satu hal, dia bayangin hal lain, dan nggak ada satu pun yang salah baca.

3. Tugas yang isinya sebenernya dua tugas. "Hubungi vendor dan bikin perbandingan harga." Kalau vendornya nggak bales, tugasnya macet setengah — dan di papan, statusnya tetap "lagi dikerjain" selama seminggu tanpa ada yang tahu bagian mana yang nyangkut.

Bentuk yang jalan

Satu tugas idealnya bisa dibaca kayak gini:

[Kata kerja yang punya ujung] + [objek yang spesifik] + [cara tahu ini selesai]

Contoh sebelum dan sesudah:

Sebelum	Sesudah
Cek data penjualan	Bikin rekap penjualan Agustus per kategori, taruh di folder Laporan
Perbaiki websitenya	Perbaiki form kontak — sekarang nggak ngirim email ke admin
Follow up klien	Kirim invoice ulang ke Pak Budi, minta konfirmasi tanggal bayar
Bikin lebih rapi	Samain ukuran font judul di 5 halaman produk

Perhatiin: yang sesudah nggak lebih panjang secara dramatis. Cuma lebih spesifik di bagian yang menentukan.

Bagian yang paling sering kelupaan: cara tahu selesai

Ini pertanyaan penyelamat: "gimana caranya kita tahu ini udah kelar?"

Kalau kamu nggak bisa jawab, orang yang ngerjain juga nggak bisa. Dan orang yang nggak tahu kapan selesai bakal ngelakuin salah satu dari dua hal: berhenti kecepetan, atau ngerjain terus sampai kelewat jauh. Dua-duanya bikin kecewa.

Jawabannya nggak harus formal. "Kelar kalau filenya udah ada di folder X" itu cukup.

Dua tambahan yang murah

Alasannya, satu baris. "Buat dibawa ke rapat klien hari Kamis" itu nambah lima detik ngetik, tapi ngasih orang kemampuan mutusin sendiri waktu ketemu hal yang nggak kamu antisipasi. Tanpa alasan, dia harus nanya. Dengan alasan, dia bisa milih yang masuk akal.

Apa yang boleh dia putuskan sendiri. Terutama buat orang baru. Tanpa ini, mereka nanya buat hal-hal kecil — dan itu sering disalahartikan sebagai kurang inisiatif, padahal cuma kurang izin.

Yang nggak perlu

Nggak usah nulis langkah-langkahnya. Kalau kamu nulis langkah, kamu bakal ngecek langkahnya, dan itu awal dari mikro-manajemen yang nggak kamu niatkan.

Kasih hasil dan batas. Cara mencapainya biar jadi urusan orangnya — itu bagian yang bikin dia berkembang, dan bagian yang bikin kamu nggak perlu terlibat lagi.

Tes lima detik

Sebelum kirim, baca ulang satu kalimat tugasnya dan tanya: kalau orang lain yang baca ini tanpa ngobrol sama aku, dia bakal ngerjain hal yang sama nggak?

Kalau ragu, biasanya yang kurang itu bagian "cara tahu selesai".

Bacaan lanjutan: enam cara kerjaan tim hilang, dan penangkalnya dan cara bikin papan kanban buat proyek pertama kamu.

Kartu tugas di Wizzy bisa punya penanggung jawab, tenggat, dan catatan panjang di dalamnya — coba gratis.