Cara bikin papan kanban buat proyek pertama kamu

Papan kanban itu ide yang sederhana banget: pekerjaan ditulis di kartu, kartunya ditaruh di kolom sesuai posisinya, dan kartunya digeser waktu posisinya berubah.

Segitu doang. Yang bikin ribet biasanya bukan konsepnya, tapi orang langsung bikin papan dengan sembilan kolom dan tiga puluh kartu di hari pertama, terus ditinggal minggu depan.

Panduan ini buat papan pertama. Nggak usah bagus — yang penting kepakai.

Langkah 1: tiga kolom, jangan lebih

Mulai dari tiga:

• Belum dikerjain — semua yang perlu dikerjain, belum disentuh
• Lagi dikerjain — yang lagi jalan sekarang
• Selesai — udah kelar

Godaan buat nambah kolom itu gede: "Butuh Review", "Nunggu Klien", "Ditunda". Nanti aja. Tambahin kolom baru cuma kalau kamu udah beneran ngerasain sakitnya nggak punya kolom itu — bukan karena kelihatannya lebih rapi.

Papan tiga kolom yang dipakai tiap hari jauh lebih berguna daripada papan sembilan kolom yang bikin bingung mau naruh di mana.

Langkah 2: tulis kartunya, tapi jangan semuanya

Kesalahan paling umum: masukin semua yang ada di kepala ke papan, langsung, dalam satu malam. Hasilnya papan isi lima puluh kartu, dan tiap kali dibuka rasanya kayak ditagih utang.

Mulai dari yang lagi jalan minggu ini aja. Maksimal sepuluh kartu.

Satu kartu = satu pekerjaan yang bisa dibilang "selesai" atau "belum". Kalau kamu nggak bisa jawab pertanyaan "gimana caranya tahu ini udah selesai?", kartunya kegedean — pecah dulu.

Contoh yang kegedean: "Revisi website". Contoh yang pas: "Ganti foto di halaman depan", "Perbaiki form kontak yang nggak kirim email".

Langkah 3: kasih nama dan tanggal

Tiap kartu wajib punya dua hal:

• Satu nama — orang yang mastiin ini kelar. Bukan dua nama, bukan "tim".
• Satu tanggal — kapan diharapkan selesai. Boleh tanggal kira-kira; tanggal kira-kira masih bisa dinegosiasikan, sementara "secepatnya" nggak bisa.

Kalau papan kamu cuma dipakai sendiri, tetap kasih tanggal. Diri kamu minggu depan itu praktis orang lain.

Langkah 4: pindahin kartunya, tiap hari

Papan kanban itu cuma berguna kalau isinya jujur. Dan isinya jujur cuma kalau nge-update-nya gampang banget.

Satu aturan: geser kartu itu harus lima detik. Kalau nge-update kartu butuh ngisi formulir, papannya bakal bohong dalam dua minggu — orang bakal males, dan kartu di kolom "Lagi dikerjain" isinya hal yang sebenernya udah kelar sepuluh hari lalu.

Papan yang bohong lebih bahaya daripada nggak punya papan, karena orang bikin keputusan di atasnya.

Tiga kesalahan yang bikin papan ditinggalin

1. Kolom kebanyakan. Tiap kolom itu keputusan tambahan tiap kali kamu mindahin kartu. Sembilan kolom = sembilan kali mikir.

2. "Lagi dikerjain" isinya belasan kartu. Kalau semuanya lagi dikerjain, nggak ada yang lagi dikerjain. Batasi — misalnya maksimal dua kartu per orang di kolom itu. Ini aturan paling nggak enak dan paling ngefek.

3. Cuma satu orang yang nge-update. Kalau yang mindahin kartu cuma yang mimpin, papannya jadi laporan, bukan papan. Yang ngerjain yang mindahin.

Kapan papannya mulai kerasa gunanya

Biasanya di minggu kedua, waktu ada yang nanya "ini sampai mana?" dan kamu sadar jawabannya udah ada di layar, nggak perlu diinget.

Dan lebih kerasa lagi kalau papannya dibagi ke orang lain — karena mulai saat itu, kamu nggak perlu jadi penerjemah antara pekerjaan dan tim kamu. Bahasan soal itu di sini.

Bacaan lanjutan: cara nulis tugas biar nggak salah paham dan beresin satu proyek dalam 5 hari.

Papan kanban di Wizzy bisa dipakai buat mulai, kartunya bisa dikasih penanggung jawab dan tenggat, dan papannya bisa dibagi ke tim — coba gratis.